Sponsorenmappe – Was gehört in eine Sponsoringanfrage?

Was ist eine Sponsorenmappe?

Eine Sponsorenmappe ist ein Dossier, das man für eine Sponsoringanfrage erstellt. Darin sind sämtliche Informationen enthalten, welche für einen potentiellen Sponsoren hinsichtlich der Beurteilung einer Anfrage interessant sind. Wir gehen im Folgenden näher darauf ein, welche Inhalte bei einer Sponsoringanfrage unverzichtbar sind.

Mustervorlagen Sponsorenmappe
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Struktur des Ablaufes einer Sponsoringanfrage

Der Ablauf einer Sponsoringanfrage gliedert sich im Normalfall in 2-3 Schritte. Nach der schriftlichen Erstkontaktaufahme mittels Sponsorenmappe kommt es im Normalfall zu einem ersten Austausch per Email oder Telefon. Das Ziel des Austausches ist weitere Details auszumachen. Entsprechend oft sind weitere Unterlagen nach dem ersten Austausch nachzureichen. Der letzte Schritt, sofern es dazu kommt, besteht aus einem persönlichen Treffen, bei welchem das Ziel die Erstellung des Sponsoringvertrages ist. Folgende Aspekte sind bei den jeweiligen Schritten zu beachten:

• Es soll ein individualisiertes Anschreiben und keine Massenanfrage erstellt werden. Dabei sollte man nur eine Person angehen. Keinesfalls sollten mehrere Personen innerhalb eines Unternehmens mit derselben Anfrage kontaktiert werden.
• Es versteht sich von selber, dass die Unterlagen ansprechend hinsichtlich Sprache, Aufmachung und Informationsgehalt sein sollten.
• Es soll klar ersichtlich sein, wen der Empfänger zu kontaktieren hat.
• Die Unterlagen sollten sich auf das Wesentliche beschränken und nur an potentielle Hauptsponsoren gerichtet sein. Sobald diese feststehen, sind weitere Sponsoren kontaktierbar. Die Abmachung mit einem Hauptsponsoren bildet nämlich die Grundlage für die Verträge mit weiteren Sponsoren.
• Leistung und Gegenleistung müssen klar definiert sein.
• Die Anfrage soll früh genug eingereicht werden. Konkret (je nach Projekt) 3-12 Monate vor Start.

Was muss in der Sponsoringanfrage inhaltlich vorhanden sein?

Folgende Elemente sind jeweils unverzichtbar:

• Motivationsschreiben/Anschreiben/Cover Letter - Es sollte eine A4-Seite nicht überschreiten.
• Executive Summary: Kurze Zusammenfassung der Fakten, welche dem Leser einen erste Überblick der Anfrage gibt. Es handelt sich hier um den "Lebenslauf" des Projektes und reflektiert dem Leser, wodurch sich das Vorhaben auszeichnet.
• Konzept: Hier wird das gesamte Konzept des Projektes erläutert. Die Inhalte aus dem Executive Summary werden hier mit den Details versehen.
• Finanzierungskonzept/Budget: Das Budget zeigt auf, welche Mittel woher kommen und für was diese ausgegeben werden.

Schwerpunkt Executive Summary

Das Executive Summary sollte einige inhaltliche Voraussetzungen erfüllen. Deshalb wollen wir auf diesen Bestandteil einer Sponsoringanfrage genauer eingehen.

Short Overview
Im ersten Teil des Executive Summary sollte eine Art Steckbrief des Projektes ausgearbeitet werden. Dieses gibt einen Überblick der Projekteinzelheiten. Diese wären

• Organisator/Träger,Ansprechpartner, Kontaktdaten
• Kategorie des Projekts (bspw. Sportveranstaltung, Musikveranstaltung etc.)
• Kurzbeschreibung
• Ort/ Zeitpunkt/ Dauer
• Zielgruppe
• Image
• Erfolge früherer Sponsorships
• Nutzen für den Sponsor
• Weiteres wie Durchfürbarkeitsaspekte etc.

Leistungen von welchen der Sponsor profitiert hinsichtlich Imagetransfer,Perzeption/ Kommunikation

• Exklusivität
• Präsenz/ Sichtbarkeit des Unternehmens
• Kommunikationsleistungen/ Medienpräsenz
• Datenerhebungen zu Wirkung / Marktforschung (sofern vorhanden)

Gegenleistung

• Geldbetrag
• Sachleistungen/ Services